Obligativitate e-Factura: cine foloseste, cum se emite, intrebari si raspunsuri

Incepand cu 01.01.2024, sistemul RO e-factura devine obligatoriu pentru toate tranzactiile efectuate intre persoanele impozabile stabilite pe teritoriul Romaniei. Afla din acest articol tot ce trebuie sa stii despre utilizarea sistemului national de facturare electronica, inclusiv studii de caz, cu intrebari frecvente si raspunsuri de la specialisti!

Implementare e-Factura

Sistemul de facturare electronica RO e-Factura permite incarcarea, stocarea si descarcarea facturilor. Acest sistem a fost introdus de stat pentru:

• reducerea fenomenelor de frauda si evaziune fiscala;
• dezvoltarea mecanismului de verificare documentara (desk – audit – control ANAF - Antifrauda de la distanta) pentru actiunile de conformare si prevenire.

Procesul de implementare va fi realizat in doua etape, astfel:

1. Prima etapa de implementare e-Factura este intre 1 ianuarie 2024 - 30 iunie 2024

In aceasta perioada, operatorii economici - persoane impozabile stabilite in Romania, indiferent daca sunt sau nu inregistrate in scopuri de TVA, au obligatia sa raporteze in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura toate facturile emise in relatia B2B si in relatia cu institutiile publice, altele decat cele efectuate in relatia B2G, pentru care exista obligatia utilizarii Ro e-Factura incepand cu data de 01 iulie 2022.

De asemenea, operatorii economici persoane impozabile nestabilite, dar inregistrate in scopuri de TVA in Romania au obligatia, incepand cu 1 ianuarie 2024, sa raporteze in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura toate facturile emise in relatia B2B pentru livrari de bunuri si prestari de servicii care au locul livrarii sau prestarii in Romania.
       
Termenul-limita pentru transmiterea facturilor emise, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii sau prestarii in Romania, in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art.319 alin.(16) din Codul fiscal. 

Definitii B2B si B2G:

• B2B - reprezinta tranzactia avand ca obiect executia de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii dintre doi operatori economici.
• B2G - reprezinta relatia dintre un operator economic si autoritati contractante, respectiv entitati contractante - B2G - tranzactia dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor in temeiul Legii nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 99/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 100/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, si al Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 114/2011 privind atribuirea anumitor contracte de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 195/2012, cu modificarile si completarile ulterioare, si autoritati contractante sau entitati contractante care primesc si prelucreaza facturi electronice.

2. A doua etapa de implementare - incepand cu data de 01.07.2024

De la 1.07.2024, emitentii facturilor electronice au obligatia de transmitere a acestora catre destinatari utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1) din OUG nr.120/2021. 

Legislatie e-Factura

Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania este reglementat prin:

• Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea, publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 960 din 07 octombrie 2021.
• Urmatoarele acte normative: Legea 139/2022, Legea 296/2023 si OUG 115/2023

Circuitul e-Factura: cine si cum se foloseste factura electronica?

Sistemul RO e-factura este obligatoriu pentru toate tranzactiile efectuate intre persoanele impozabile stabilite pe teritoriul Romaniei, inclusiv nerezidenti.

Factura electronica se transmite de catre emitent in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

In situatia in care factura electronica transmisa respecta structura prevazuta in legislatie, se aplica sigiliul electronic al Ministerului Finantelor si se comunica de indata destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finantelor atesta primirea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. 

In situatia in care factura electronica transmisa nu respecta structura prevazuta in lege, emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Dupa corectarea erorilor identificate, factura electronica se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.

Foarte important! Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.

De retinut: Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Data comunicarii este accesibila in sistem si emitentului facturii electronice.

ATENTIE! Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
In situatia unei facturi electronice asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.

Corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.
 

Cum se emite e-Factura?

Pentru utilizarea si accesarea sistemului RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in Spatiul Privat Virtual (SPV).

Emiterea/transmiterea unei facturi in format XML se poate realiza prin doua metode:

• Servicii web - utilizarea unei aplicatii proprii, prin interconectarea cu sistemul RO eFactura folosind o serie de micro-servicii expuse sub forma unei API (Application Programming Interface);
• Incarcare web - utilizarea aplicatiei puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor. 

Iata care sunt pasii ce trebuie urmati pentru emiterea si transmiterea e-Facturii:

1. Completarea informatiilor solicitate de aplicatie, referitoare la Informatii generale, Detalii vanzator, Detalii cumparator si informatii despre Produs. Dupa aceasta completare, se poate accesa sectiunea Recapitulare, care este precompletata pe baza valorilor inregistrate anterior si unde sunt furnizate informatii referitoare la Detalierea TVA, prin agregarea acesteia pe tipuri de cote, si unde sunt prezentate Totalurile Generale la nivelul documentului.

2. Generarea si validarea facturii. In situatia in care toate informatiile sunt corecte, se acceseaza sectiunea Generare Factura si se apasa butonul Generare factura, care faciliteaza descarcarea pe statia locala a fisierului XML.

Pe portalul https://mfinante.gov.ro se regaseste si instrumentul Validare XML factura ce faciliteaza verificarea facturii, indiferent daca aceasta a fost generata utilizand aplicatia pusa la dispozitie de Ministerul Finantelor sau daca a fost generata utilizand o aplicatie proprie.

Dupa incarcarea fisierului XML in sistemul RO e-Factura, prin upload din calculatorul propriu se va apasa butonul Valideaza, dupa care se va astepta, astfel incat aplicatia sa ofere un raspuns pentru fisierul incarcat.

3.Transmiterea facturii. In vederea transmiterii facturii, trebuie sa fiti inregistrati in Spatiul Privat Virtual si sa va autentificati pe portalul www.anaf.ro, prin accesarea butonului Autentificare cu certificat.

Dupa autentificarea in Spatiul Privat Virtual, se selecteaza optiunea Trimitere factura din meniul Factura electronica. Dupa alegerea optiunilor din listele puse la dispozitie in campurile Sintaxa XML (predefinit pentru standardul UBL) si CIF factura (se specifica CIF vanzator, avand in vedere ca un utilizator poate avea drepturi de utilizare pentru mai multe Coduri de identificare fiscala) se va apasa butonul Choose File si se va alege fisierul XML salvat pe calculatorul personal si se apasa butonul Transmitere XML Factura.

Aplicatia va intoarce un raspuns cu privire la incarcarea cu succes a fisierului („fisierul a fost transmis cu succes si urmeaza a fi prelucrat”) si va emite un ID (index de incarcare) prin intermediul caruia va putea fi verificat statusul transmiterii facturii. Acest ID se va copia in campul „Verificare stare fisier transmis anterior”, dupa care se va apasa butonul „Verifica”, la scurt timp afisandu-se un mesaj de instiintare care atesta prelucrarea facturii.

Sistemul RO e-Factura atribuie automat un numar de identificare, denumit „Index de incarcare”, utilizat ca referinta in cadrul proceselor si operatiunilor specifice sistemului.

Atentie! Fisierele valide vor fi disponibile in sistem pentru descarcare pentru o perioada de 60 zile de la momentul publicarii in sistem.

4. Descarcarea facturii electronice. Pentru descarcarea unei facturi se acceseaza sectiunea „Factura electronica – Raspunsuri factura”, se selecteaza CIF-ul si numarul de zile pentru care doreste sa se afiseze raspunsurile si se apasa butonul „Obtine raspunsuri”. Dupa afisarea listei cu facturi incarcate, utilizatorul va apasa butonul „Descarca” din dreptul facturii care prezinta interes.

Pentru o vizualizare facila fisierul XML poate fi transformat intr-un fisier PDF cu ajutorul aplicatiei Transformare XML in PDF. In cadrul acesteia se incarca fisierul XML si se vor apasa, pe rand, butonul Incarca si butonul Descarca.

5. Arhivarea fisisrelor xml. Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO eFactura. Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile in sistem pentru descarcare 60 zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic si eliberate la cerere.

Obligativitate e-Factura pentru nerezidenti

Operatorii economici nerezidenti pot opta pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura in relatia comerciala B2B sau in relatia B2G, potrivit procedurii stabilite printr-un ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

Ordinul ANAF nr. 1831/2021 pentru aprobarea Procedurii privind exercitarea optiunii de utilizare, de catre operatorii economici nerezidenti, a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si a modelului, continutului si instructiunilor de completare ale formularului (083) "Optiune privind utilizarea, de catre operatorii economici nerezidenti, a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura" contine urmatoarele prevederi cu privire la nerezidenti:

1. Operatorii economici nerezidenti pot opta (SISTEM OPTIONAL), in conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea (denumita in continuare ordonanta de urgenta), pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.

2. Operatorii economici nerezidenti isi exercita optiunea pentru utilizarea sistemului pentru relatii comerciale B2B cu operatori economici si/sau pentru relatii B2G cu autoritati contractante/entitati contractante prin depunerea formularului (083) "Optiune privind utilizarea, de catre operatorii economici nerezidenti, a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura".

3. Formularul (083) "Optiune privind utilizarea, de catre operatorii economici nerezidenti, a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura" se completeaza cu ajutorul programului de asistenta pus la dispozitie pe site-ul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala si se depune exclusiv prin mijloace electronice de transmitere la distanta, potrivit legii.

Sanctiuni e-Factura: pedepse cu inchisoarea introduse prin Legea 126/2024

Legea 126/10 mai 2024 privind unele masuri pentru consolidarea capacitatii de combatere a evaziunii fiscale, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative stabileste pedepse aspre pentru persoanele care incearca sa fraudeze sistemul e-Factura, inclusiv pedeaspsa cu inchisoarea. Legea 126/2024 modifica Legea nr. 241/2005 pentru prevenirea și combaterea evaziunii fiscale, cu modificările și completările ulterioare, astfel:

Conform art. 9, constituie infractiuni de evaziune fiscala si se pedepsesc cu inchisoare de la 3 la 10 ani si interzicerea unor drepturi sau cu amenda urmatoarele fapte savarsite in scopul sustragerii de la indeplinirea obligatiilor fiscale:

• evidentierea, in actele contabile, in factura electronica sau in alte documente legale, a cheltuielilor care NU au la baza operatiuni reale ori evidentierea altor operatiuni fictive;
• folosirea de catre contribuabil, cu rea-credinta, a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, in vederea crearii aparentei de legalitate a unor operatiuni fictive sau disimularii circuitului tranzactional real al bunurilor/serviciilor;

Legea mai mentioneaza:

• Daca prin faptele prevazute mai sus s-a produs un prejudiciu mai mare de 500.000 euro, in echivalentul monedei nationale, limita minima a pedepsei prevazute de lege si limita maxima a acesteia se majoreaza cu 3 ani.
• Daca prejudiciul este mai mare de 1.000.000 euro, in echivalentul monedei nationale, limita minima a pedepsei prevazute de lege si limita maxima a acesteia se majoreaza cu 5 ani. 

Raman valabile sanctiunile pentru nerespectarea termenului de transmitere a facturilor electronice in sistemul national e-Factura. Acestea se aplica de la 1 iunie 2024 si sunt urmatoarele:

• intre 5.000 – 10.000 RON pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari
• intre 2.500 – 5.000 RON pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii
• intre 1.000 – 2.500 RON pentru persoanele fizice si celelalte persoane juridice

3 intrebari si raspunsuri e-Factura

Iata care sunt unele dintre cele mai des intalnite intrebari despre obligativitatea e-Factura:

1. Termenul de transmitere e-factura

Intrebare: Care este termenul limita de transmitere facturi in sistemul national RO e-factura?

Raspuns: Conform art. LIX alin (6) din Legea 296/2023 tremenul limita pentru transmiterea facturilor este de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii.

(6)Termenul-limita pentru transmiterea facturilor prevazute la alin. (1)-(3) in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.
 
2. Ro e-Factura pentru facturi emise la bonul fiscal

Intrebare: In sistemul e-Factura va intra ca obligativitate de transmitere si facturile emise la un bon fiscal?

Raspuns: In conformitate cu HG 355/2023, in situatia in care doriti sa emiteti o factura pentru un bon fiscal, aceasta trebuie sa fie facuta in aceeasi zi cu eliberarea bonului fiscal. Aceasta inseamna ca nu puteti emite facturi fiscale pentru bonurile fiscale emise in alte zile decat ziua emiterii.

Facturile emise catre persoane impozabile se declara in RO e Factura (B2B).

Daca detinatorul bonului fiscal (cumparatorul) este persoana juridica si doreste factura pe acel bon atunci aveti obligativitatea declararii in RO e Factura.

Citeste si: Factura fiscala: ce este, ce trebuie sa contina si model completat

3. Retur si storno avans e-Factura

Intrebare: O societate de vanzare cu amanuntul materiale si accesorii mobile vinde cu amanuntul catre persoane fizice si juridice. Avem anumite produse pe care le aducem in stoc dar in urma unei comenzi incasate integral in avans. Sunt situatii in care clientul se razgandeste si nu mai doreste comanda si atunci trebuie sa ii returnam avansul.
Datorita transmiterii facturilor electronice la ANAF putem fac e-Facturi de retur sau storno de avans catre persoanele juridice? Care este procedura de retur de la 01.01.2024?

Raspuns: Factura storno se emite in cazul in care clientul returneaza produsele total sau partial.

Exista doua proceduri de stornare a unei facturi:
Se emite o factura care trebuie sa cuprinda atat informatiile din documentul initial, numarul si data documentului corectat, valorile trecandu-se cu semnul minus, cat si informatiile si valorile corecte;

Se emit doua facturi: o factura care sa contina informatiile si valorile corecte si concomitent se emite inca o factura cu valorile cu semnul minus in care se inscriu numarul si data documentului corectat.

In cazul in care s-a incasat sume in avans, se emite o factura de avans catre beneficiarul bunurilor/serviciilor, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi lucratoare a lunii urmatoare celei in care a incasat avansul, exceptie facand cazul in care factura finala a fost deja emisa.

Regularizarea facturii de avans se poate face fie printr-o factura finala care sa cuprinda valoarea totala a bunurilor si factura initiala de avans se storneaza, fie o factura finala care sa cuprinda valoarea totala a bunurilor iar pe urmatoarea linie storno avans conform facturii nr. din data. Suma respectiva va fi trecuta cu minus urmand astfel ca diferenta intre suma totala de incasat si avans sa reprezinte diferenta de plata.

Toate aceste facturi se vor transmite la ANAF.

Asadar obligativitatea e-Factura revine pentru toate tranzactiile efectuate intre persoanele impozabile stabilite pe teritoriul Romaniei. Este importanta cunoasterea detaliilor privind sistemul RO e-Factura pentru a respecta legislatia si a evita sanctiunile.