Cheltuielile deductibile: reglementari fiscale si sfaturi de la specialisti

Cheltuielile deductibile sunt costurile care pot fi deduse in mod legal din venituri, reducand astfel baza impozabila si, implicit, suma datorata ca impozit. Afla din acest articol care sunt cheltuielile deductibile si ce conditii trebuie sa indeplineasca o cheltuiala pentru a fi considerata deductibila! De asemenea, gasesti si situatii concrete, cu intrebari real si sfaturi de la specialisti referitoare la cheltuielile deductibile!

Cheltuieli deductibile si nedeductibile

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS

Vezi AICI detalii

Ce sunt cheltuielile deductibile?

Conform art 25 din Codul Fiscal, sunt deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare, precum si taxele de inscriere, cotizatiile si contributiile datorate catre camerele de comert si industrie, organizatiile patronale si organizatiile sindicale.

Cheltuielile deductibile pot fi:

• deductibile integral
• deductibile limitat

Cheltuielile deductibile integral

Exemple de cheltuieli deductibile integral:

1. Cheltuielile cu salariile si cele asimilate salariilor astfel cum sunt definite potrivit Titlului IV din Codul fiscal, indiferent de regimul fiscal aplicabil acestora la nivelul persoanei fizice, cu exceptia celor mentionate ca fiind deductibile limitat (ex. cheltuielile sociale, tichetele de masa) ori nedeductibile;

IMPORTANT! Tratarea unei cheltuieli cu avantaje salariale drept cheltuiala nedeductibila la calculul impozitului pe profit nu inseamna ca acel avantaj salarial nu va fi impozabil la calculul impozitului pe veniturile din salarii si a contributiilor obligatorii.

2. Cheltuielile de reclama si publicitate efectuate in scopul popularizarii firmei, produselor sau serviciilor, precum si costurile asociate producerii materialelor necesare pentru difuzarea mesajelor publicitare;

ATENTIE! Se includ in categoria cheltuielilor de reclama si publicitate si bunurile care se acorda in cadrul unor campanii publicitare ca mostre, pentru incercarea produselor si demonstratii la punctele de vanzare, precum si alte bunuri si servicii acordate cu scopul stimularii vanzarilor.

3. Cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate si pentru alte persoane fizice in conditiile in care cheltuielile respective sunt efectuate in legatura cu lucrari executate sau servicii prestate de acestea in scopul desfasurarii activitatii economice a contribuabilului;

4. Cheltuielile pentru marketing, studiul pietei, promovarea pe pietele existente sau noi, participarea la targuri si expozitii, la misiuni de afaceri, editarea de materiale informative proprii;

5. Cheltuielile de cercetare si dezvoltare care nu indeplinesc conditiile de a fi recunoscute ca imobilizari necorporale din punct de vedere contabil;

6. Cheltuielile pentru perfectionarea managementului, a sistemelor informatice, introducerea, intretinerea si perfectionarea sistemelor de management al calitatii, obtinerea atestarii conform cu standardele de calitate;

7. Cheltuielile pentru protejarea mediului si conservarea resurselor;

8. Cheltuielile efectuate cu editarea publicatiilor care sunt inregistrate ca retururi in perioada de determinare a profitului impozabil pe baza documentelor justificative si in limita cotelor prevazute in contractele de distributie;

9. Cheltuielile generate de taxa pe valoarea adaugata ca urmare a aplicarii prevederilor Titlului VII Taxa pe valoarea adaugata din Codul fiscal, in situatia in care taxa pe valoarea adaugata este aferenta unor bunuri sau servicii achizitionate in scopul desfasurarii activitatii economice, de exemplu: aplicare pro rata, efectuare de ajustari, taxa pe valoarea adaugata platita intr-un stat membru al UE;

10. Cheltuielile reprezentand dobanzi penalizatoare, penalitati si daune-interese, stabilite in cadrul contractelor incheiate, in derularea activitatii economice, cu persoane rezidente/nerezidente, pe masura inregistrarii lor;

11. Cheltuielile privind serviciile care vizeaza eficientizarea, optimizarea, restructurarea operationala si/sau financiara a activitatii contribuabilului;

12. Cheltuielile rezultate din deprecierea titlurilor de participare si a obligatiunilor, inregistrate potrivit reglementarilor contabile aplicabile, daca la data evaluarii/reevaluarii nu sunt indeplinite conditiile prevazute la art. 23 lit. i) din Codul fiscal – respectiv veniturile ar fi impozabile;

13. Cheltuielile generate de evaluarea ulterioara si executarea instrumentelor financiare derivate, inregistrate potrivit reglementarilor contabile;

14. Cheltuielile reglementate prin acte normative in vigoare, cum ar fi:

-cheltuielile efectuate pentru securitate si sanatate in munca, potrivit legii
-cheltuielile cu primele de asigurare pentru asigurarea de riscuri profesionale efectuate potrivit legislatiei specifice
-cheltuielile inregistrate ca urmare a restituirii subventiilor primite, potrivit legii, de la Guvern, agentii guvernamentale si alte institutii nationale si internationale;

15. Cheltuielile efectuate pentru organizarea si desfasurarea invatamantului profesional si tehnic, invatamantului dual preuniversitar si universitar, potrivit reglementarilor legale din domeniul educatiei nationale;

16. Cheltuielile efectuate de operatorii economici cu evaluarea/reevaluarea activelor fixe corporale care apartin domeniului public al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale, primite in administrare/concesiune, dupa caz, cheltuieli efectuate la solicitarea conducatorului institutiei titulare a dreptului de proprietate;

17. Cheltuielile efectuate de operatorii economici cu inscrierea in cartile funciare sau cartile de publicitate imobiliara, dupa caz, a dreptului de proprietate a statului sau a unitatilor administrativ-teritoriale asupra bunurilor publice primite in administrare/concesiune, dupa caz, cheltuieli efectuate la solicitarea conducatorului institutiei titulare a dreptului de proprietate;

18. Cheltuieli deductibile sunt si cheltuielile inregistrate ca urmare a casarii unui mijloc fix cu valoarea fiscala incomplet amortizata. Acestea sunt cheltuieli efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice. Prin casarea unui mijloc fix se intelege operatia de scoatere din functiune a activului respectiv, urmata de dezmembrarea acestuia si valorificarea partilor componente rezultate, prin vanzare sau prin folosirea in activitatea curenta a contribuabilului.
 

 

Cheltuieli deductibile partial

In Codul Fiscal sunt specificate mai multe categorii de cheltuieli cu deductibilitate limitata, iata care sunt acestea:

1. Cheltuielile de protocol – acestea sunt deductibile in limita unei cote de 2% aplicate asupra profitului contabil la care se adauga cheltuielile cu impozitul pe profit si cheltuielile de protocol.

In cadrul cheltuielilor de protocol se includ si cheltuielile inregistrate cu taxa pe valoarea adaugata colectata potrivit prevederilor Titlului VII, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei.

2. Cheltuieli sociale - acestea sunt deductibile in limita unei cote de pana la 5%, aplicate asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului.
In categoria cheltuielilor sociale, intra urmatoarele:
-diverse ajutoare (ajutoare pentru inmormantare, pentru boli grave, etc)
-cheltuielile pentru functionarea corespunzatoare a creselor, gradinitelor, scolilor, muzeelor, bibliotecilor si alte unitati, precum: cantine, baze sportive, cluburi, camine de nefamilisti.
- cadouri in bani si cadouri oferite salariatilor, tichete cadou, tichete de cresa, sumele oferite pentru pentru plasarea copiilor angajatilor in unitati de educatie timpurie (in limita a 1500 lei), etc

3. Cheltuieli cu tichetele de masa si voucherele de vacanta

4. Scazamintele, perisabilitatile, pierderile rezultate din manipulare/depozitare sunt deductibile daca sunt efectuate potrivit legii

5. Pierderile tehnologice care sunt cuprinse in norma de consum proprie necesara pentru fabricarea unui produs sau prestarea unui serviciu.

6. Provizioanele/ajustarile pentru depreciere/si rezerve prevazute la art. 26 din Codul fiscal. Orice alte provizioane/ajustari/rezerve nu sunt deductibile.

IMPORTANT! Rezerva legala este deductibila in limita unei cote de 5% aplicate asupra profitului contabil, la care se adauga cheltuielile cu impozitul pe profit, pana ce aceasta va atinge a cincea parte din capitalul social subscris si varsat sau din patrimoniu, dupa caz.

7. Cheltuielile cu dobanzile si alte costuri echivalente dobanzii din punct de vedere economic

8. Cheltuielile pentru functionarea, intretinerea si repararea locuintelor de serviciu

9. Cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii aferente sediilor – in limita a 50%. In cazul in care sediul social, aflat in patrimoniul contribuabilului, este utilizat in scop personal de catre actionari sau asociati, respectivele cheltuieli nu sunt deductibile la calculul rezultatului fiscal.

10. Cheltuieli aferente autoturismelor - Sunt deductibile 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, cu o masa totala maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietatea sau in folosinta contribuabilului.

11.Pierderi din cesiuni de creante - In cazul creantelor cesionate, pierderea neta reprezentand diferenta dintre pretul de cesiune si valoarea creantei cesionate este deductibila in limita unui plafon de 30% din valoarea acestei pierderi.

In cazul in care cesionarul cedeaza creanta, pierderea neta se determina ca diferenta dintre pretul de cesiune si costul de achizitie al creantei. In cazul institutiilor de credit, in situatia in care creantele cesionate sunt acoperite partial sau integral cu ajustari pentru pierderi asteptate, precum si in situatia in care creantele sunt scoase din evidenta in conturi in afara bilantului si apoi sunt cesionate, 70% din diferenta dintre valoarea creantei instrainate si pretul de cesiune reprezinta elemente similare veniturilor.

IMPORTANT! Aceste prevederi nu se aplica in cazul cesiunilor de titluri de stat, obligatiuni si alte instrumente de datorie care confera detinatorului un drept contractual de a incasa numerar, cheltuielile inregistrate din aceste cesiuni fiind deductibile la calculul rezultatului fiscal.

12. Amortizarea fiscala pe baza reguliilor prevazute de art. 28 din Codul fiscal.

Cheltuielile de sponsorizare NU sunt deductibile

Cheltuielile de sponsorizare si/sau mecenat, cheltuielile privind bursele private, acordate potrivit legii NU sunt deductibile.

Incepand cu 1 ianuarie 2024, bursele private acordate potrivit legii nu se mai scad din impozitul pe profit si sunt deductibile limitat conform art. 25 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal.

Ultimul an fiscal in care sumele reprezentand burse ramase de reportat, potrivit legii, se scad din impozitul pe profit este anul fiscal 2023, respectiv anul fiscal modificat care se incheie in anul 2024.
cheltuieli cu impozitul pe profit datorat, inclusiv cele reprezentand diferente din anii precedenti sau din anul curent, precum si impozitele pe profit sau pe venit platite in strainatate;

Spete utile privind cheltuielile deductibile: intrebari si raspunsuri de la specialisti

Va prezentam mai jos cateva spete utile privind reglementarile in vigoare privind cheltuielile deductibile

Deduceri fiscale pentru cheltuielile aferente sediului social

INTREBARE:

Asociatul unic al unei SRL fara anagajati are sediul social intr-un apartament pe care plateste chirie si utilitati din firma, apartament in care locuieste si cu familia. Totodata activitatea desfasurata acum (detailing auto) prevazuta in CAEN-uri secundare o desfasoara la alta adresa diferita de sediul social.

Ce acte/demersuri trebuie sa faca pentru a putea deduce integral cheltuielile cu chiria si utilitatile pe firma, dar si cheltuielile efectuate la adresa unde isi desfasoara activitatea firma?

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 26 Martie 2024

In ceea ce priveste impozitul pe profit, conform art. 21 alin. (1), sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare.

In cazul de fata, sediul social este locul unde se exercita gestiunea administrativa si conducerea efectiva, adica locul unde se organizeaza conducerea contabilitatii, unde se tin si se pastreaza documentele firmei, registrele, situatiile financiar-contabile, documentele fiscale etc., si mai putin locul unde are loc activitatea curenta a organizatiei (cum ar fi: birourile, spatiile de productie, depozitele si orice alte facilitati necesare pentru desfasurarea operatiunilor).

Conform prevederilor din Codul Fiscal deducerea cheltuielilor de functionare pentru un sediu social aflat in locuinta proprietate personala a unei persoane fizice este limitata la 50%, conform articolului 25 alin. (3) lit. k). Aceasta prevedere se aplica doar pentru acele sedii care sunt locuinta unei persoane fizice.

Pentru a fi deductibile cheltuielile cu utilitatile, atat pentru sediu cat si pentru un punct de lucru, contribuabilul va justifica cheltuielile cu documente legale, cum sunt contractele incheiate cu furnizorii de utilitati si alte documente: documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu secundar (contract de inchiriere, contract de comodat etc.), declararea ca punct de lucru la Registrul Comertului.

In situatia in care spatiul este inchiriat de la o persoana fizica, pentru ca cheltuielile sa fie deductibile in contabilitate, trebuie sa existe o serie de documente justificative, dupa cum urmeaza:
Pentru chirie: Documentul care individualizeaza cuantumul chiriei este contractul de inchiriere incheiat intre parti.

Pentru utilitati (apa, gaz, energie): Se va intocmi un decont de cheltuieli in care se va atasa factura emisa pe numele proprietarului pentru utilitati.

Pentru cheltuielile comune de intretinere (daca spatiul este intr-un apartament): Se va intocmi un decont de cheltuieli la care se va atasa chitanta de la administratorul de bloc, in cazul platii in numerar, sau un tabel cu cheltuielile comune si extrasul de banca, in cazul platii prin intermediul unei banci.

In situatia in care apartamentul este pus la dispozitia administratorului, cheltuielile aferente vor fi nedeductibile conform art. 25 alin. 4 lit. d din Codul Fiscal si pct. 17 alin. 4 lit. b din Normele metodologice de aplicare. In plus, pe langa nedeductibilitatea cheltuielilor, societatea trebuie sa aiba in vedere si prevederile art. 114 alin. 2 lit. h din Codul Fiscal potrivit carora bunurile si/sau serviciile primite de un participant la persoana juridica,acordate/furnizate de catre persoana juridica in folosul personal al acestuia sunt considerate venituri din alte surse si impozitate ca atare prin retinerea la sursa a impozitului pe venit de 10

Deductibilitate penalitati

INTREBARE:

Compania noastra are incheiat contract de alimentare cu apa si de canalizare cu compania Apa SA. Ca urmare a unui control s-a constatat ca societatea noastra a deversat apa uzata fara sa respecte concentratiile calitative si cantitative a apelor uzate in sistemul public de canalizare. S-a emis un proces verbal de constatare a depasirilor concentratiilor maxim admise ale poluantilor in apele uzate prin care s-a stabilit cu titlu de plata penalitati in suma 465,24 lei, suma pentru care s-a emis factura fiscala.

Aceasta suma reprezinta cheltuieli deductibile sau nedeductibile fiscal la calculul impozitului pe profit?

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 26 Martie 2024

Nu am inteles cine va factureaza penalitatile, dar regula fiscala este urmatoarea:
1. Daca penalitatile sunt datorate partenerului comercial pentru incalcarea unor clauze contractuale atunci cheltuiala este deductibila.
2. Daca penalitatile sunt datorate unei institutii de stat pentru ca ati incalcat o prevedere legala - atunci cheltuiala este nedeductibila.

Art. 25, alin. (4), litera b) din Codul Fiscal: (4) Urmatoarele cheltuieli nu sunt deductibile: ( )
b) dobanzile/majorarile de intarziere, amenzile, confiscarile si penalitatile, datorate catre autoritatile romane/straine, potrivit prevederilor legale, cu exceptia celor aferente contractelor incheiate cu aceste autoritati;

Reguli si cerinte pentru deductibilitatea cheltuielilor: bon fiscal fara cui

INTREBARE:

Doua persoane, administratorul societatii si un angajat isi folosesc partial in baza unui contract incheiat cu societatea masina personala pentru interesele firmei. Se pot deduce 50% din cheltuielile: carburant, casco, rca, reparatii diverse, alte consumabile. Pe bonul de benzina avand in vedere ca masina este personala si deducerea de 50% si nu implica existenta unei foi de parcurs mai trebuie trecut CUI-ul firmei pentru deducere.

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 26 Martie 2024

In conformitate cu prevederile art. 6 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

De asemenea, potrivit pct. 2 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin ORDINUL nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015, documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
• numarul documentului si data intocmirii acestuia;
• mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
• continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
• datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
• numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.

Un bon fiscal trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente, asa cum sunt enumerate la art. 319 alin. (21) pentru facturile simplificate: data emiterii, identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile, identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate, suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia si, in cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura, o referire specifica si clara la factura initiala si la detaliile specifice care se modifica.

In cazul in care pe bonul fiscal primit nu este inscris codul de inregistrare in scopuri de TVA, se vor avea in vedere normele emise in aplicarea art. 299, pct. 69, alineatul (6), care specifica faptul ca "Pentru achizitiile de bunuri si servicii pe baza de bonuri fiscale emise in conformitate cu prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, deducerea taxei poate fi justificata cu bonurile fiscale care indeplinesc conditiile unei facturi simplificate, in conformitate cu prevederile art. 319 alin. (12), (13) si (21) din Codul fiscal, daca furnizorul/prestatorul a mentionat pe bonul fiscal, cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal, codul de inregistrare in scopuri de TVA al beneficiarului. Prevederile acestui alineat se completeaza cu cele ale pct. 67."

Aceasta inseamna ca pentru a beneficia de deducerea taxei, bonul fiscal trebuie sa indeplineasca anumite conditii specifice unei facturi simplificate si sa contina codul de inregistrare in scopuri de TVA al beneficiarului. Daca aceste cerinte nu sunt indeplinite, deducerea taxei nu se aplica.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate trebuie sa furnizeze toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare pentru a dobandi calitatea de document justificativ. Aceasta inseamna ca, in lipsa codului de inregistrare in scopuri de TVA pe bonul fiscal, acesta poate sa nu fie suficient pentru a justifica deducerea taxei pe valoarea adaugata, dar cheltuielile efectuate raman recunoscute in contabilitate atat timp cat exista alte documente justificative care sa confirme aceste cheltuieli conform legislatiei aplicabile.

Ca urmare, aceste cheltuieli sunt deductibile la calculul impozitului pe profit, in conditiile in care se justifica aceste cheltuieli pe baza documentelor care atesta intrarea in gestiune a bunurilor achizitionate (NIR) sau a altor documente aprobate de persoanele care autorizeaza efectuarea acestor operatiuni (ordin de deplasare, decont de cheltuieli) care se anexeaza la bonul fiscal, intocmite conform prevederilor OMFP nr. 2634/2015.

In concluzie, in lipsa codului de inregistrare in scopuri de TVA pe bonul fiscal, deducerea taxei pe valoarea adaugata nu este aplicabila conform prevederilor legale. Cu toate acestea, cheltuielile efectuate raman recunoscute in contabilitate, iar acestea pot fi deductibile la calculul impozitului pe profit, in conformitate cu regulile fiscale aplicabile, cu conditia sa fie justificate corespunzator conform prevederilor legale si sa fie inregistrate in conformitate cu principiile contabilitatii