Cheltuieli de protocol in afaceri: importanta, reglementari si practici eficiente

Cheltuielile de protocol reprezinta un aspect esential in activitatea unei companii, fiind o strategie esentiala pentru intretinerea si dezvoltarea relatiilor de afaceri. Ele trebuie gestionate corect, in conformitate cu legislatia in vigoare, astfel este importanta cunoasterea tratamentului fiscal si contabil al acestora. Afla din acest articol tot ce trebuie sa stii despre cheltuielile de protocol, inclusiv reglementari legislative si exemple concrete. 

Ce sunt cheltuielile de protocol

Desi nu exista o definitie clara in Codul Fiscal cu rpivire la cheltuielile de protocol, acestea sunt considerate ca fiind cheltuieli efectuate de persoanele juridice sau fizice autorizate in scopul organizarii sau desfasurarii unor evenimente cu caracter protocolar. Mai exact, acestea sunt cheltuieli legate de acordarea de cadouri, tratatii si mese partenerilor de afaceri in scopul consolidarii sau mentinerii relatiilor de afaceri.

Cheltuielile de protocol sunt deductibile la determinarea impozitului pe profit sau a veniturilor impozabile, in masura in care respecta anumite conditii si limitele stabilite de legislatia fiscala in vigoare. Este important ca aceste cheltuieli sa fie justificate corespunzator si sa fie inregistrate in conformitate cu cerintele contabile si fiscale aplicabile.

Cheltuieli de protocol exemple

Cheltuielile de protocol sunt cheltuielile ocazionate de acordarea de cadouri, tratatii si mese partenerilor de afaceri, efectuate in scopul afacerii.

Exemple de cheltuieli de protocol includ:

• cheltuieli cu alimente;
• acordarea unor cadouri (bunuri oferite gratuit)
• tratatii si mese acordate partenerilor de afaceri 

Cheltuielile cu angajatii NU sunt considerate cheltuieli de protocol

In cazul unui eveniment organizat pentru angajatii firmei, cheltuielile asociate acestuia, precum masa si cazarea pentru agentii de vanzari, nu pot fi incadrate in categoria cheltuielilor de reclama, publicitate sau protocol. Aceasta se datoreaza faptului ca aceste cheltuieli nu sunt orientate catre potentiali clienti ai societatii si nu au fost efectuate in cadrul unor activitati care sa aiba ca scop dezvoltarea afacerii.

In situatia in care evenimentul nu are un scop explicit de promovare a imaginii firmei sau de stimulare a activitatii comerciale prin participarea clientilor sau partenerilor de afaceri, ci se adreseaza exclusiv angajatilor, fie ca acestia participa singuri sau impreuna cu sotiile sau sotii lor, atunci nu poate fi considerata o actiune de protocol. 

Cheltuieli de protocol cont contabil

Evidenta in contabilitate a cheltuielilor de protocol, reclama si publicitate se tine cu ajutorul contului 623 "Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate". Acesta este un cont de activ si nu prezinta sold la sfarsitul lunii.

Formula contabila de inregistrare a cheltuielilor de protocol: 
%                 =                                401 
6231                                        „Furnizori” 
„Cheltuieli de protocol” 
4426 
„TVA deductibila” 

Cheltuielile de protocol deductibile

Tratamentul fiscal al cheltuielilor de protocol trebuie avut in vedere din punct de vedere al impozitului pe profit si a impozitului pe veniturile din activitati independente.

1.Din punct de vedere al impozitului pe profit

Conform art.25 alin. (3) din Codul Fiscal, cheltuielile de protocol sunt deductibile in limita unei cote de 2% aplicata asupra profitului contabil la care se adauga cheltuielile cu impozitul pe profit si cheltuielile de protocol. In cadrul cheltuielilor de protocol se includ si cheltuielile inregistrate cu taxa pe valoarea adaugata colectata potrivit prevederilor titlului VII, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei.

Baza de calcul la care se aplica cota de 2% este profitul contabil la care se adauga cheltuielile cu impozitul pe profit si cheltuielile de protocol. Suma cheltuielilor de protocol contine si cheltuielile cu TVA colectata pentru cadourile cu valoare mai mare de 100 de lei oferite clientilor.

Baza de calcul = (Total venituri – Total cheltuieli) + Cheltuieli cu impozitul pe profit curent si amanat + Cheltuieli de protocol (inclusiv TVA colectata) 

​2. Din punct de vedere al impozitului pe venituri din activitati independente

Conform art. 68 alin. (5) lit. b) din Codul fiscal, pentru stabilirea venitului net anual din activitati independente, determinat in sistem real, pe baza datelor din contabilitate, cheltuielile de protocol sunt deductibile in limita unei cote de 2% din baza de calcul  
determinata ca diferenta intre venitul brut si cheltuielile deductibile, altele decat cheltuielile pentru acordarea de burse private si cheltuielile de protocol.

Baza de calcul se determina dupa urmatoarea formula:

Baza de calcul = (Total venituri – Total cheltuieli) + Cheltuieli de protocol 
 

Tratamentul TVA pentru cheltuielile de protocol

Tratamentul TVA pentru cheltuielile de protocol este reglementat la art. 270, alin. (8), litera c) din Codul fiscal si la punctul 7, alin. (12) din Normele metodologice de aplicare a acestui articol.

Asadar, in cazul bunurilor acordate, valoarea bunurilor nu poate depasi 100 lei
8) Nu constituie livrare de bunuri, in sensul alin. (1):
( )
c) acordarea de bunuri de mica valoare, in mod gratuit, in cadrul actiunilor de sponsorizare, de mecenat, de protocol/reprezentare, in conditiile stabilite prin normele metodologice;

Conform normelor date in aplicarea acestui articol
(12) In sensul art. 270 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal:
a) bunurile de mica valoare acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol nu sunt considerate livrari de bunuri daca valoarea fiecarui cadou oferit este mai mica sau egala cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA. Cadoul cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit. In situatia in care persoana impozabila a oferit si cadouri care depasesc individual plafonul de 100 lei, exclusiv TVA, insumeaza valoarea depasirilor de plafon aferente unei perioade fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plata, si colecteaza taxa, daca taxa aferenta bunurilor respective este deductibila total sau partial. Se considera ca livrarea de bunuri are loc in ultima zi lucratoare a perioadei fiscale in care au fost acordate bunurile gratuit si a fost depasit plafonul. Baza impozabila, respectiv valoarea depasirilor de plafon, si taxa colectata aferenta se inscriu in autofactura prevazuta la art. 319 alin. (8) din Codul fiscal, care se include in decontul intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul.

Cheltuieli de protocol pentru microintreprinderi

In cazul microintreprinderilor nu se poate discuta despre cheltuieli deductibile sau nu, deoarece acestea sunt impozitate prin aplicarea unei cote la o baza impozabila constituita din venituri.

Neexistand o regula clara, trebuie avut grija, intrucat microintreprinderile pot inregistra cheltuieli de protocol fara a avea un control asupra lor, iar la o eventuala inspectie exista riscul sa fie reincadrate.

In primul rand regula de baza pentru deducerea oricarei cheltuieli este de a fi efectuata in scopul desfasurarii activitatii economice si rezultatul acestei activitati trebuie sa fie realizarea de profit. Pentru a justifica cheltuiala cu protocolul este nevoie de bon fiscal/factura si o decizie interna emisa de administrator in care sa precizeze necesitatea efectuarii cheltuielii, astfel, se inlatura orice alta clasificare a acestia. Trebuie foarte bine documentata aceasta cheltuiala pentru a nu fi reincadrata. 

Documente justificative pentru cheltuielile de protocol

Pentru justificarea cheltuielilor de protocol, specialistii contabili recomanda intocmirea unui referat prin care se motiveaza necesitatea activitatii de dezvoltarea a afacerii.

Referatul ar trebui sa fie insotit de documente suport, precum invitatii, procese verbale, contracte si oferte, pentru a evidentia scopul clar al actiunii.

Prioritatea este sa se sublinieze in referat faptul ca aceste cheltuieli sunt fundamentate si ca au o conexiune directa cu activitatea economica a societatii. Argumentele din referat ar trebui sa evidentieze beneficiile pentru societate, precum atragerea de clienti noi, incheierea de contracte avantajoase, extinderea afacerilor etc.

In plus, este necesar sa existe documente justificative concrete care sa ateste participarea efectiva a partenerilor la eveniment, inclusiv invitatii, procese verbale semnate de participanti, note privind discutiile purtate si oferte prezentate. Aceste documente vor contribui semnificativ la sustinerea deductibilitatii cheltuielilor de protocol in fata oricaror verificari.

De asemenea, trebuie mentionat clar in referat scopul specific al actiunii, fie ca este vorba despre imbunatatirea contractelor existente, negocierea continuarii unui contract sau extinderea afacerii pe piete noi. Cu toate acestea, este important sa se sublinieze ca toate aceste actiuni au un fundament comercial solid si contribuie la realizarea obiectivelor strategice ale societatii. 

Asadar, cheltuielile de protocol reprezinta o componenta esentiala a activitatii de afaceri, fiind utilizate pentru a intretine si dezvolta relatiile cu partenerii de afaceri. In conformitate cu prevederile Codului Fiscal , aceste cheltuieli sunt recunoscute ca fiind deductibile, in anumite limite si conditii.
Cu toate acestea, gestionarea cheltuielilor de protocol necesita o atentie deosebita din partea companiilor, in vederea respectarii regulilor fiscale si contabile aplicabile. Este important ca aceste cheltuieli sa fie justificate corespunzator si sa fie inregistrate in conformitate cu cerintele legale, pentru a evita orice neconformitati si riscuri fiscale.